Notatka służbowa – całkiem formalny dokument

Autor: |

Spisanie notatki służbowej ma na celu sprecyzowanie i zarchiwizowanie ustaleń powziętych podczas spotkań o charakterze formalnym. Notatka służbowa stanowi dokument, na podstawie którego można rozwiać ewentualne późniejsze wątpliwości interpretacyjne.

Notatka służbowa w komunikacji wewnętrznej

W praktyce każdego przedsiębiorstwa występuje konieczność komunikowania się współpracowników. Zjawisko to ma charakter procesowy i zachodzi na każdym szczeblu zarządzania. Narady i dyskusje mają na celu wyjaśnianie i pokonywanie napotkanych problemów oraz kreowanie kierunków rozwoju. Dobrą praktyką jest sporządzanie z takich spotkań notatki służbowej. Powstaje w ten sposób dokument, który można dołączyć do akt prowadzonej sprawy. Notatka służbowa [https://magazynprzedsiebiorcy.pl/notatka-sluzbowa] winna być sporządzana również w związku ze zdarzeniami wykraczającymi poza normalny standard funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Jednolity standard notatki służbowej

Warte zachodu jest opracowanie i formalne zalegalizowanie wzoru formularza notatki służbowej w systemie zarządzania przedsiębiorstwa. Takie podejście uchroni przed różnorodnością form notatek sporządzanych przez pracowników, a dodatkowo zapewni powtarzalny merytoryczny zakres informacji uwzględnionych w ich treści. Kwestia ta jest istotna również z tego względu, że poza komunikacją wewnętrzną, notatka służbowa może być przydatna w kontaktach z klientami i kontrahentami przedsiębiorstwa. Koniecznym jest zatem określenie, w jaki sposób i przez jaki okres czasu notatka służbowa winna być przechowywana w dokumentacji.

Zawartość notatki służbowej

Nie ma obligatoryjnych wytycznych co do zawartości notatki służbowej. Niemniej jednak doświadczenie wskazuje, że powinna ona zawierać co najmniej takie dane jak:

  • datę i miejsce sporządzenia
  • imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby sporządzającej notatkę służbową
  • dane osób uczestniczących w spotkaniu lub których dotyczy opisywane zdarzenie
  • informację, jakiego merytorycznego zakresu notatka służbowa dotyczy
  • powzięte ustalenia, najlepiej ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, zakresu i terminu ich realizacji
  • podpis osoby sporządzającej notatkę oraz podpisy osób biorących udział w ustaleniach
  • rozdzielnik

Bezpośrednio po sporządzeniu notatki służbowej winna nastąpić jej dystrybucja do zainteresowanych osób.

Pożądana forma notatki służbowej

Dokument ten winien mieć zwięzłą formę przy równoczesnym uwzględnieniu wszystkich ważnych informacji. Winna obowiązywać więc zasada, że notatka służbowa zawiera jedynie informacje istotne dla sprawy, ale też niczego ważnego nie pomija. Notatka służbowa może być napisana odręcznie lub na komputerze. Warto traktować ją jak pismo urzędowe i zapewnić poprawność stylistyczną i ortograficzną. Estetyka i przejrzystość są także mile widziane. Jak w każdym służbowym dokumencie, najistotniejszą kwestią jest rzetelność informacji zawartych w notatce służbowej.

Różne przypadki zastosowania notatki służbowej         

Utrwalenie ustaleń jest istotne nie tylko po bezpośrednich spotkaniach z innymi osobami. Ważne mogą być również ustalenia poczynione w trakcie rozmów telefonicznych. W takiej sytuacji warto sporządzić notatkę służbową z podkreśleniem tej formy kontaktu, wpisać z kim rozmowa została przeprowadzona i ją podpisać. Taki dokument również ma znaczenie dla toku prowadzonej sprawy i może stanowić podstawę do dalszych czynności operacyjnych. Z pewnością spełni swoją rolę na przykład przy referowaniu przebiegu sprawy przełożonemu.

Notatka służbowa a odpowiedzialność

Z jednej strony dokument pozwala na utrwalenie słowem pisanym istotnych ustaleń. Z drugiej strony notatka służbowa może stanowić materiał dowodowy w przypadku konieczności wyjaśnienia przebiegu i poprawności działań operacyjnych. Konieczność takiego wyjaśnienia może wystąpić pomiędzy współpracownikami, a także w zewnętrznych relacjach przedsiębiorstwa. Reguła ta obejmuje również organy kontrolne. Notatka służbowa, z pozoru prosty dokument może wtedy oddać swojemu autorowi, a być może i przedsiębiorstwu nieocenione usługi, stanowiąc korzystny dowód nawet w najtrudniejszej sprawie.

/ REKLAMA /

Last modified: 14 grudnia 2021

Zmień język »